2023 / 07
04
有效管理时间,警惕陷入“效率陷阱”

政邦茶座

日前,郭为的一番话引起舆论关注:“AIGC大模型的出现,使得数据生成的飞轮加速,成为引爆数字原生最重要的一个技术奇点。”

从去年的《数字化的力量》到今年《时间的力量》,神州数码董事长郭为的每一本新书,都准确切中社会发展热点。

对于企业来说,就外部来看,如何深度拥抱数字化,是趋势,也是机遇;就内部来看,如何通过对企业的时间管理,实现企业走向健康的良性循环,也是必然的挑战。内外结合,才能最终释放惊人的“力量”。

本期政邦茶座,邀请到郭为先生,聊聊数字化,聊聊时间管理。

本期政邦茶座嘉宾:郭为 神州数码董事长兼首席执行官,著有《数字化的力量》《时间的力量》等。

政邦茶座主持人:高明勇 政邦智库理事长

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高明勇:您的新作书名是《时间的力量》,写这本书的初衷是什么?

郭为:主要是有两个方面的原因吧。第一个,我们在企业实践过程中,其实都有一个很深刻的感受,最稀缺的资源就是时间,钱可以去融资,可以去找投资人,商品、技术、人才可以付出一定的成本去拥有,但唯独时间,过去了就不可能再回来。我们讲商场如战场,很重要的一点是商机就在某个时间点上出现一次,如果没有抓住它,那也就过去了。所以时间在一个企业的经营过程当中是最稀缺的、不可逆的资源。第二个,像我这个年龄,经常回忆青春期、青少年时期的一些故事,就越发会体会,时间对个人来讲也是不可逆的。

所以我写《时间的力量》,从人生的角度到企业管理的角度,如何去看待时间这个资源?怎样更有效的把时间管理好?这就是这本书的由来,刚开始书名准备叫《时间管理的实践与思考》,就是讲神州数码是怎么实践的,怎么思考的,但是因为前一本书叫《数字化的力量》,所以就顺下来给这本书起名叫《时间的力量》。

高明勇:明白了,所以《时间的力量》这本书的副题为“企业时间管理实践与思考”。在您看来,企业的时间管理价值核心是什么?

郭为:任何一家企业都是一个组织,组织是由很多人组成的,每个人对时间的侧重点会不一样,企业最重要的价值是使得大家步调一致,产生共鸣、共振,这个时候团队才会有力量。所以,一个企业家如果不学好时间管理,他就没办法协同大家的时间,继而让大家去朝着一个目标努力。企业家只有把大家的时间都协同好了,把团队的时间管理好了,这个企业的成功概率才会加大,这个组织才会有力量。我们做任何事,最终要保证这个组织有力量,才能完成组织的使命。

高明勇:正常来说,很多人都会意识到时间的重要性,问题在于“管理”的方式不同。

郭为:是的,时间管理的重点在于“管理”。从这个视角来看时间管理,我们会对它产生新的认识:时间管理就是通过计划、组织、协调、控制等行为来对时间进行管理,调动团队中每个成员的积极性和效率,使大家协同起来,提高团队的执行能力,从而更快、更好地实现组织的预期目标。

我们做时间管理的目的就是实现高效能。如果我们进行了有效的时间管理,就会对目标和成效有所规划,就不会陷入“追求效率”的陷阱中。比如很多互联网公司,早期的时候并不重视盈利,甚至在很长一段时间都处于亏损状态,但他们非常重视流量的积累、提高市场占有率等。这些方式就是为了未来的持续增长暂时放弃了眼前的利益,他们追求的是高效能,而不是一时的效率。

效率代表速度和数量,效能代表质量和持久,所以时间管理就是让我们坚持在真正有价值、能带来高效能的事情上花时间,它会给我们的人生、给我们的企业带来积极的、深远的影响。就像《麦肯锡卓越工作方法》里写的:“正确地做事强调的是效率,结果是让我们更快地朝着目标迈进,做正确的事强调的则是效能,结果是确保我们的工作是坚实地朝着自己的目标迈进。效率重视的是做一件工作的最好方法,但是效能重视时间的最佳利用。”

高明勇:企业管理者/决策者应当如何平衡“个人时间管理”与“企业时间管理”?或者说,如果把企业看成一个能量体,什么样的状态才是最理想的状态?

郭为:如果用一个词来回答,我想这个词就是“平衡”。我在写《时间的力量》过程中,也尽可能去平衡。第一个就是要保证自己有锻炼的时间,第二个尽可能有陪伴家人的时间,这个也是要去做的,因为它也是一个幸福的来源。第三个,当然还有专注企业发展企业管理的工作的时间。工作和生活并不是非此即彼的,工作本就是生活的一部分。一个人要想对工作保持长久饱满的热情,一定要学会合理安排自己的生活。如果每天都因为工作而绷着一根弦儿,只会透支自己,使自己陷入焦虑、疲惫的状态中,这样的人怎么可能在工作中获得成就感呢?

社会学中,有一个理论叫作“幸福总量理论”,它讲的是人们所感受到的幸福,是在不同维度累加获得的,而不是用一个单一指标来衡量的。工作和生活,在我们的人生中处于不同的维度,它们都是不可或缺的,只有同时提高这两者的质量,我们才能获得更多的幸福感。良好的生活状态会带来工作的高效,而高效率的工作也会给提升生活质量留出充沛的精力。从某种意义上说,好的生活是好的工作的前提条件。大前提稳定了,工作起来才会有干劲,才会感受到生命的价值。

所以,我们不要在工作和生活之间划一道分界线,要学会协调工作和生活,在这两者之间求得平衡。

高明勇:企业家的时间管理是一件非常重要也非常让人头疼的事情,不久前马斯克在《华尔街日报》首席执行官理事会峰会上接受采访时谈到了如何管理自己的日程安排。马斯克表示,“我的工作时间很长,也很复杂。而且有大量的内容转换,切换工作内容是相当痛苦的。”您认为该如何管理日常的日程安排?

郭为:在企业不同的发展时期,比如我们在初创的时期,可能对很多事情已经想过了,就是要朝这这个目标,反复的冲击,反复的进攻,这个时候,时间确实是非常紧张的,因为要完成这样的事情。我们经常讲就是任何事情都有轻重缓急,按矛盾论来讲,就是要抓主要矛盾和矛盾的主要方面。

我们的方法其实就是要学会拉条子,把一天、一个月、一年要做的事情都要列出来。比如每一间公司都会说今年的重点工作是什么,那公司的重点工作往往有两个基础,一个是把去年所做的工作做一个总结,也是拉条子复盘。去年都做了哪些工作?这些工作做得怎么样?哪些大家满意,哪些不满意?结果满意了,过程是不是还有不满意?有哪些改进的地方?如果把所有改进的地方都拿出来,是不是应该作为下一年重点攻克的目标?重点改进的工作目标,就是反复的拉条子,一遍一遍的拉,然后可能从几十条、上百条,到十几条,最后,所谓重点工作一定不能超过5条。参加体育比赛的时候,我们只是记住冠军,最多有个亚军,有个季军,再往下就记不住了。所以要求全公司的人记住十几条重点工作,那不太可能,实际上就没有重点了。所以最好的方式只有一个,这个公司一年只有一项重点工作,这是最好的。如果做不到,那就是3条,不能超过5条,否则就不叫重点工作。

高明勇:道理其实并不复杂,问题是如何从管理者的意志转化为一个集体的共识,并得以执行下去。

郭为:我觉得一个企业的进步也是反复迭代,如果我们以年度为单位,那我们就通过这样的方式达成共识。因为大多数企业往往是老板说我觉得这个事很重要,然后大家就怎么干了。这种问题是班子成员并不完全理解问题所在,或者他们没有想明白为什么非得这么做,执行力一定会下降。所以一定是集体讨论,可以引导、启发,让大家觉得这件事情确实是最重要的。

一年的重点工作定下来之后,怎么把它分解到四个季度?四个季度再如何分解到每个月?每个月里边再分到一周?每一周里面,仍然可以拉条子,可能有十几项工作要做,但是在十几项工作里边,是不是保证公司的重点工作都在日程上?如果没有保证,讲了半天重点工作,在每周的日程表里边,这个重点工作都没有体现出来,那这样的重点工作就是挂在墙上的一幅画,不是在执行的。所以我们实际上在整个组织的时间管理上就是这样一层一层的把它落实下来。

高明勇:我有一个观点,时间管理其实也是精力管理,更聚焦更高效更从容地去做事。您怎么看?

郭为:我们认识到时间的珍贵,学会时间管理的方法,其实是为了把这个资源用到我们最重要、最值得的事情上。我在书里也提到过,做时间管理要把握最重要的20%,如果从对企业的重要性来权衡的话,战略管理算得上是最重要的1%了。

我在神州数码内部讲战略课的时候,说战略实际上是一个剧本,它不是一个简单的目标,是公司经营活动的一种描述,是导演去执行整个剧本的完成过程,所以整个企业的经营是集体共同创作的过程。很多企业家往往把定出一个目标说成是战略,那其实给出一两个策略就叫战略了,我觉得远远不够,从这个意义上讲,我们的战略要反复迭代。

我们定战略有一个框架图,叫水坝图。水坝图就像一个水坝,它有三个组成部分,最左面我们一般叫对未来的假设,就是如何看待这个事情,中间是讲做这件事情有什么核心能力,最右边是说要完成怎样的战略目标,基于这样的假设和自己的能力,需要改进哪些地方?水坝上边其实就是我们的目标,我们要达成一个什么样的目标。所以它对竞争领域有清晰的定义,理解你要做什么,在哪个领域里跟别人竞争。

如果没有共识,团队是没有力量的,所以我们其实通过讨论修水坝,获得一个最大公约数,在竞争领域,并不是说做的越先进越好,而是说怎么能让客户接受,公司的人又会做,就很好,但如果公司的人不会做,那这个事情也没有意义,所以它得是一个交集,客户需要,我又能做,跟竞争对手比还有优势。把这些东西看完之后,整个战略才行。

高明勇:时间是我们最不能浪费的资源、最不可忽视的力量。有读者在网上评论《时间的力量》说,“很多免费的东西往往都是最珍贵的,比如空气,比如时间。对个人时间管理启发也很大,放在日常生活中依然适用。”在您个人看来,我们日常生活中的时间管理是否也需要如此“井井有条”?

郭为:写这本书的时候,我也提到过,泰戈尔本身是一个哲学家,其次才是一个诗人。从哲学的意义上来讲,他讲了人生有三条命,第一条是你的生命,肉体的生命,不管活多少岁,这个时间是有限的。第二个是智慧的命,就是心智,人区别于动物一个很重要的差别,就是人有心智,能够对很多问题有很深入的思考,并且实践它,也可以产生很多思想。第三条是使命,每个人到这个世界上来都有他自身的使命,这个使命就是他可能在人生过程中完成了人类社会发展、进化等某一项工作。讲新教伦理和商业文明的时候说,企业家的使命实际上就是创造社会财富。从这三个维度来讲,如何在有限的时间里做出无限的事情,可能是我们所追求的。

第一个维度,如果连自己的身体都保护不好,再聪明,再有本事,也是痛苦的,所以一定要保护好自己的身体,让自己很健康,才会有生命的体验。我们讲运动的时候产生多巴胺,产生幸福指数,其实喝茶也好,做任何事情也好,都能提升幸福指数,感觉这件事情让你很快乐,这是非常重要的事情。

第二个维度,有好的智慧,就能思考很多东西,在思考过程中能悟到一些东西、洞见一些东西,然后跟别人去分享。比如我想到时间的价值,我跟大家分享,写了这本书,这个创作过程、思考过程是非常幸福的,我觉得我很快乐,因为我看到了别人没有的东西,在我读过的书里,很少有人从时间的维度去谈管理的事情。

第三个维度,如果我们能为这个社会提供一些正能量,提供一些有内涵的东西,我们就是在完成一个使命性的东西。1989年中国科学院老院长周光召,是我们国家“两弹一星”的元勋,那时候他跟我们年轻人、青年企业家交流的时候,讲了一句话给我留下了非常深刻的印象。他说,一个企业家、一个企业不仅仅要成为物质财富的创造者,也要成为精神财富的创造者,为社会带来一点有用的东西,哪怕是一个简单的事情也没有关系。我想这就是我们从时间的维度来看,如何让生命更有意义。

荐 书

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企业在经营过程当中,最稀缺的资源就是时间。作为一个由很多人组成的组织,企业只有协调管理好每个人的时间,步调一致,朝着共同的目标努力,企业才会更有力量,企业使命才会得到更好地践行,企业战略才会更好落地。这本书从时间管理的维度,结合神州数码二十余年的实战经验,以丰富企业实战案例为载体,探索了时间管理对于企业的重大意义,并总结出一套系统化的、具有实操性的时间管理方法论。

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